En faktura for kontorartikler lander i indbakken. Papiret ser pænt ud, leverandøren er velkendt, og beløbet virker rimeligt. Men mapperne koster mere end aftalt på indkøbsordren. Før nogen trykker på godkend, kan indkøbsordre matching gøre forskellen tydelig. Det lille stop i arbejdsgangen kan spare økonomiafdelingen for en større omgang oprydning senere.
Tre dokumenter fortæller hver sin del af historien
Indkøbsordren viser, hvad virksomheden har bestilt, og til hvilken pris. Varemodtagelsen fortæller, hvad der rent faktisk kom ind ad døren. Fakturaen viser, hvad leverandøren vil have betaling for. Når oplysningerne holdes op mod hinanden, får økonomiafdelingen et klarere billede, før fakturaen bliver godkendt.
På lageret kan én palle være forsinket, mens resten af leverancen står klar ved porten. Hvis fakturaen alligevel dækker hele bestillingen, afslører sammenligningen, at antallet bestilte, modtagne og fakturerede varer ikke stemmer. Det er en lille forskel på papiret, men den kan mærkes, når betalingen skal af sted. Det giver god mening at lade dokumenterne tale sammen først.
Leveringsoplysningerne fortjener også et ekstra blik. Måske er varen sendt til en anden afdeling, eller medarbejderen, der tog imod den, har endnu ikke registreret leverancen. Et tydeligt dokumentspor hjælper med at afgøre, om der er en reel afvigelse, eller om registreringen bare er forsinket.
Afvigelser skal lande det rigtige sted
Hvad sker der, når fakturaen ikke passer? En medarbejder bestiller reservedele til en maskine, men fakturaen indeholder også en vare, der ikke står på ordren. Uden kontrol kan den ekstra post glide med gennem godkendelsen. Med indkøbsordre matching kan sagen i stedet lande hos den rette person, før den går videre.
Ved en prisforskel kan den indkøbsansvarlige undersøge, om prisen blev ændret efter aftale. Mangler der varer, kan lageret bekræfte, hvad der faktisk er modtaget. Og hvis fakturaen indeholder en vare uden for ordren, kan bestilleren afklare, om den blev bestilt separat eller skal afvises. Det er konkrete spørgsmål, der ofte får en rodet sag til at falde på plads.
En god arbejdsgang gør ikke enhver forskel til en fejl. Nogle leverancer kommer i flere omgange, og en aftalt pris kan ændre sig undervejs. Det vigtige er, at afvigelser bliver synlige, og at nogen får ansvaret for at afklare dem. Det er trods alt bedre end at lade en faktura gå på rundtur mellem kolleger uden forklaring.
Fra manuel sammenligning til tydelig opfølgning
Når medarbejderne slipper for at åbne dokumenter ét ad gangen og lede efter de samme oplysninger, får de mere tid til de afklaringer, der kræver menneskelig vurdering. Automatisk fakturakontrol kan markere forskelle og sende dem videre efter virksomhedens arbejdsgang. Beslutningen kan stadig ligge hos den medarbejder, der kender ordren eller leverancen bedst.
Er der ingen afvigelser, bør vejen være ligetil: Dokumenterne stemmer, godkendelsen bliver registreret, og fakturaen går videre til betaling. Ingen grund til at gøre en enkel sag besværlig. Jeg synes, roen ved at vide, hvorfor en faktura går videre, er en af de mest undervurderede gevinster ved et godt fakturaflow.
Følg sagen fra bestilling til afklaring
En tydelig historik viser ordren, varemodtagelsen, fakturaen og de godkendelser, sagen har været igennem. Når en afvigelse dukker op, kan medarbejderen se, hvad der er sket, og hvem der skal tage næste skridt. Det er især nyttigt, hvis sagen trækker ud, eller en kollega skal overtage den.
Forestil dig, at lageret kun har modtaget en del af bestillingen, mens fakturaen dækker det hele. Afvigelsen sendes til lageret, som bekræfter den delvise modtagelse. Derefter kan økonomi eller indkøb kontakte leverandøren og få fakturaen afklaret. Så bliver kontrollen et nyttigt stop på vejen frem for en flaskehals.
Hvis I vil se, hvordan arbejdsgangen kan understøttes digitalt, beskriver Nordflow sin løsning til indkøbsordre matching. Beskrivelsen kan give jer et konkret udgangspunkt for at overveje, hvordan ordrer, varemodtagelser og fakturaer kan hænge sammen i jeres eget flow. Begynd eventuelt dér, hvor fakturaer oftest kræver manuel opfølgning.
Et praktisk blik på jeres fakturaflow
Start med at spørge, om en faktura kan kontrolleres mod både ordre og varemodtagelse, før den bliver godkendt. Undersøg også, hvad der sker, når pris, antal eller leveringsoplysninger ikke stemmer. Bliver afvigelsen sendt til en medarbejder, der kan afklare den, eller ender den i en fælles indbakke?
Det skal også være muligt at følge sagens forløb: Hvem har kontrolleret den, og hvad mangler, før den kan gå videre? Et godt fakturaflow handler ikke om at fjerne al menneskelig vurdering. Det handler om at få de rette oplysninger frem på det rette tidspunkt, så betalingen bygger på en gennemskuelig kæde fra bestilling til godkendelse.
Se, hvordan kontrol af indkøbsordre, varemodtagelse og faktura kan synliggøre afvigelser og sende dem til den rette medarbejder før godkendelse.
Se mere hos nordflow.io.